ペーパーレス化成功の秘訣！その方法とは？｜4ステップでマスターする実践ガイド

まずは、「何のためにペーパーレス化に取り組むのか」という目的を明確にしておきましょう。

ペーパーレス化は、あくまで目的を達成するための手段です。
ペーパーレス化自体が目的になってしまっては、紙は無くなっても、その先の業務効率化やコスト削減といった成果につながりづらくなります。

ペーパーレス化の効果を最大化するため、以下のように達成すべき目的を定め、目的に応じた最適な方法やツールを判断できるようにしておきましょう。

ペーパーレス化の目的の一例
紙資料やその保管にかかるコストの削減 書類や資料の共有を効率化 書類の共同作成・共同編集など作業の効率化 紙を使わない業務フローの確立と効率化 電子帳簿保存法への対応 紙書類の流出防止（情報セキュリティの強化）

このように最初に目的を決めて、目的と手段の関係が逆転しないようにしてくださいね。

目的が定まったら、ペーパーレス化の方法を選びます。

冒頭でもお伝えした通り、ペーパーレス化の方法は大きく以下の4種類に分けられます。

ペーパーレス化の方法
既存の紙書類をデータ化する 作成書類をデータで保管・共有する 紙を使う業務プロセスをデジタル化する 紙での出力を抑える

この中から、目的を叶えるのに適切な方法を1つ選択してください。

※各ペーパーレス化の方法が、どのような目的に適しているかは「2.ペーパーレス化の方法4パターン」で詳しく解説しますので、そちらをご参考ください。

なぜ、これらの方法から1つを選ぶ必要があるのかというと、ペーパーレス化は非常に大規模な取り組みであり、一気に進めるのは困難だからです。

あなたの会社でも、至る所に紙の書類や資料が保管され、今日も新たな紙書類がどんどん産まれているかと思いますが、その全てを無くすには、多様なツールとそのための金銭的・人的コストが必要です。

通常の業務を進めながら、そのような大きなコストを一気に捻出するのは、現実的ではありませんよね。
急に複数のツールが導入されれば、従業員の混乱も招きかねません。

つまり、ペーパーレス化は段階的に進める必要があり、そのためには目的達成に最適な方法を絞り込む必要があるのです。

続いて、ペーパーレス化の対象とする紙を絞り込み、優先順位を決めましょう。

先ほどもお伝えしたように、ペーパーレス化は段階的に進める必要があります。
そのため、方法だけでなく、「どの紙から優先的に無くしていくか」という点も絞り込み、優先度の高いものから順番に着手していくことが大切です。

対象とする紙の絞り込み方は、例えば次のようなものです。

既存の紙書類をデータ化する方法で取り組む場合 →法人営業部門内の顧客名刺のデータ化から着手する 作成書類をデータで保管・共有する方法で取り組む場合 →総務部内の会議資料から着手する 紙を使う業務プロセスをデジタル化する方法で取り組む場合 →休暇関係の申請書（申請プロセス）から着手する 紙での出力を抑える方法で取り組む場合 →更新の度に人数分出力される経理業務マニュアルから着手する

このように、「どの部署／業務の・どの紙を」対象とするか明確にし、対象が複数ある場合は優先順位を付けておきます。

続いてペーパーレス化に用いるツールやシステムを選定します。

ここまでのステップで明確にしてきた、ペーパーレス化の目的・方法・対象に適したものを選びましょう。

また、そのような前提に加えて、以下のポイントにも注意が必要です。

ペーパーレス化のツール選定のポイント
※大前提：ペーパーレス化の目的・方法・対象に合ったものを選ぶ 【その他のポイント】 ITツールが苦手な従業員が多い場合は、シンプルで身近に感じられるものを選ぶ 無料プランやトライアルを活用して使用感・操作感をチェックする まずは無理のない予算で導入できるものを選び、大きく投資しすぎない

「4.ペーパーレス化の各方法に使えるツール」では、具体的にどのようなツールがあるのかをペーパーレスの方法ごとに紹介していますので、こちらもツール選定の参考にしてみてください。

ツールを選定したら、ペーパーレス化のためにツールを導入することを、関係者に周知させる必要があります。

ペーパーレス化を効果的に進めるには、関係者に納得・協力してもらうことが重要だからです。

というのも、ペーパーレス化で将来的には業務の効率化や簡便化が見込めるとはいえ、ツール導入直後は関係部署の従業員に、次のような負担がかかります。

• これまでのやり方を変えなければいけない
• ツールの使い方を習得しなければならない
• 業務が増える（特に既存の紙書類をデータ化する方法で進める場合）

こうした負担によって、一時的に業務効率が低下する可能性もあります。

このため、事前にペーパーレス化の取り組みやツールについて周知させて同意を得ておかないと、ツールを導入したのに利用してもらえず、一向に紙が減らない恐れがあるのです。
それでは、当然、業務改善も実現できません。

そのような事態を避け、従業員の協力体制のもとでスムーズに・効果的にペーパーレス化を進めるために、以下のことを事前に伝えるようにしてください。

ツールの導入前に関係者に周知させるべき内容
何のためにペーパーレス化を進めるのか 業務上どのようなメリットが見込めるのか ツールをどのように使うのか これまでと業務プロセスがどう変わるのか

また、請求書がペーパーレス化の対象となっている等、社外にも関係者が存在する場合も、これまでと何が変わるのかをきちんと説明するようにしましょう。

続いて、ツールを利用する上でのルールを決めて、いよいよ運用を開始します。

ルールを決めた上で運用を開始することで、トラブルや不便さをある程度潰しておけます。

例えば「作成書類をデータで保管・共有する」方法を実施するのに、OneDriveのようなクラウドストレージを導入するなら、次のようなルールがあるとスムーズに運用しやすいはずです。

フォルダの階層や分け方 …「拠点＞部署＞課」の順にフォルダ階層を構成し、クライアント別にフォルダを分ける など ファイル名の付け方 …「年月日_クライアント名_書類種別_バージョン」で統一する など 誰にどこまでの権限を与えるか …管理職以外には重要書類の編集権限を付与しない など

このようなルールのもとでツールを運用すれば、必要な書類データがどのフォルダにあるかすぐにわかり、またファイル名での検索も容易になります。

無闇に書類の編集権限を与えないことで、情報漏えいトラブルも回避できるはずです。

このように、大きなトラブルや不便さをできる限り回避するため、ルールを定めてツールの運用をスタートさせましょう。

※どのようなルールを定めるべきかイメージしづらい場合は、ツールの提供企業に相談してみましょう。

ツールの運用開始後は、運用内容を定期的に評価し、必要に応じて改善させていきましょう。

評価するポイントは、大きく以下の2軸です。

【目的に対してどの程度の効果が出ているか】 書庫のスペースがどれくらい空いたか 用紙やインク・トナーにかけていた費用がどれくらい削減されたか 必要な資料を探したり渡すために席を立つ頻度や時間が減ったか 共同での資料作成・編集にかかる工数がどれくらい減ったか など 【運用上の課題はあるか】 ルールを守って運用されているか 工数の増えた業務・作業はないか 関係者がツールを本当に使っているか、使えているか など

短期間では状況の変化があまり見られないので、まずは1ヶ月ごとにこうした効果と課題について評価してみてください。

数値化が難しい効果については、従業員へのアンケートやヒアリングを通して状況の把握に努めましょう。

こうした評価と、課題に応じた改善を繰り返して当初の目的が達成されれば、ひとまずひと段落です。

この後は、ここまでの手順を繰り返して、少しずつペーパーレス化の規模を拡大させていきましょう。

1つ目にご紹介するのは、既存の紙書類をデータ化する方法です。

具体的には、スキャナやOCR機能付きのツールで紙の書類を読み取り、PDF・Word等の形式で保管しなおします。紙の書類や資料を、記憶媒体（HDDなど）やクラウド上へ移動させるイメージです。

※OCRとは スキャナやカメラで取り込んだ書類上の文字を、コンピュータで編集できる状態に変換する技術のこと。

この方法でペーパーレス化に取り組むと、原本を保管しておく必要のない書類に関しては処分することができ、省スペースが叶います。

もし書庫のための賃料がかかっていた場合は直接経費削減につながりますし、そうでなくても空いたスペースをWebミーティングブースとして利用するなど、有効活用が可能となるはずです。

また、書庫まで足を運んで必要な書類や資料を探してくる手間も省けます。

こういったことから、この方法は、以下のような目的でペーパーレス化に取り組む場合に適しているといえます。

既存の紙書類をデータ化する方法が適している目的
紙の書類・資料を保管するためのコスト削減 …スペースの賃料、書架の購入費やリース費など より生産的な用途でのスペース活用 紙の書類・資料を探す時間の削減

次にご紹介するのは、作成書類をデータで保管・共有する方法です。

これは、パソコンで作成した書類を出力して保管するのではなく、データのまま保管し共有できる状態にしておくというものです。

これまでは、書庫を介して資料を共有してきたところを、クラウドストレージなどを介してデータで共有していくことになります。

このことで、例えば社内会議で資料を人数分コピーしなくても各自がパソコンで資料を確認できたり、過去の提案書をベースに、文言だけ編集して新たな資料を作成するといったことも可能になります。

また、データで資料を保管するという性質上、作成中の資料も共有できるようになるため、共同で資料を作成する場合にも便利です。

こういったことから、この方法は、以下のような目的でペーパーレス化に取り組む場合に適しているといえます。

作成書類をデータで保管・共有する方法が適している目的
情報共有の効率化 資料作成プロセスの効率化 共同作業の効率化 電子帳簿保存法への対応

3つ目にご紹介するのは、紙を使う業務プロセスをデジタル化する方法です。

これは、契約書による契約フローや、申請書を介した各種申請〜承認、紙のタイムカードによる勤怠管理など、紙の使用が前提となっている業務プロセスそのものを、ITツール上で完結させるというものです。

この方法でペーパーレス化に取り組むと、例えば申請書を印刷し、上司や他部署の担当者に承認のハンコをもらいにいく作業が、ツール上で何度かクリックするだけ（してもらうだけ）で済んでしまいます。

また、契約フローをデジタル化すれば、紙の契約書や押印が不要となるため、契約書を受け渡すためだけに取引先へ出向く必要もなくなります。

このように紙を使う業務プロセスをデジタル化する方法では、紙が無くせると共に、紙があるために必要だった対面・出社・取引先訪問といった側面もあるのです。

こういったことから、この方法は、以下のような目的でペーパーレス化に取り組む場合に適しているといえます。

紙を使う業務プロセスをデジタル化する方法が適している目的
紙の使用が前提となっている業務の効率化 …契約、各種申請〜承認、紙のタイムカードによる勤怠管理／給与計算、請求書作成・発行・送付 など リモートワーク導入

最後にご紹介するのが、紙での出力を抑える方法です。

具体的には、以下のような取り組みによって、不要な印刷をさせない、あるいはしなくても済む環境を構築します。

• ログ管理機能を備える複合機によって、印刷状況を把握・管理する
• データで書類や資料を持ち運べるデバイスやペーパーレスFAXを導入する
  
  

印刷ログを管理していることが周知されていれば、必要な分だけ印刷するという意識が向上し、無駄な印刷を抑止しやすくなりますし、悪意のある機密書類の出力防止にもつながるはずです。

また、資料やFAXをデータで確認できるツールを導入すれば、出力の必要性が低減すると共に、手間も省けます。

こういったことから、この方法は、以下のような目的でペーパーレス化に取り組む場合に適しているといえます。

紙での出力を抑える方法が適している目的
印刷にかかるコスト削減 …用紙代、インク代、トナー代 など 紙書類の流出防止（情報セキュリティの強化） 資料を用いる会議・商談の効率化 FAXを用いる業務の効率化 …受発注など

産業廃棄物処理業を営む横浜環境保全株式会社では、伝票や契約書をデータ化することで、伝票の一時保管場所の省スペースや、業務の効率化に成功しています。

ペーパーレス化を実施する前は、以下のような課題に悩まされていました。

【課題】 産廃マニフェスト（産業廃棄物管理伝票）に事務所のスペースが圧迫されている 過去の産廃マニフェストの確認作業（ファイルを引っ張り出して、紙をめくって…）に手間がかかる その他の社内伝票・契約書のシステムへの入力作業に多大な時間を要する

こうした課題を解決すべく、省スペース化・業務の効率化を図り、以下の通りペーパーレス化を実施しました。

【取り組み】 スキャナーとOCRソフトを導入し、産廃マニフェスト・社内伝票・契約書をデータ化

結果として、事務所内のスペースに余裕ができると共に、紙書類の確認作業や、情報の手入力といった作業が飛躍的に効率化されたのです。

【効果】 産廃マニフェストの記録・閲覧が楽になり、事務所内の保管スペースが1/3に縮小 書類をスキャナーでデータ化し、OCRソフトでテキスト情報を抽出できたことにより、手間のかかる入力作業が大幅に効率化 →社内伝票で年間2,700時間、契約書で年間1,700時間の削減

同社の担当者は、こうした効果を鑑みて、機器やソフトの費用について「すでに元は取れている」と実感していると言います。

また、イニシャルコストはあってもランニングコストは不要な点や、スムーズに導入が実現したことから、費用対効果の点で最適だと評価しています。

参考：リコー「産廃マニフェスト・社内伝票・契約書のスキャン/OCRにより計4,400時間を削減！ 」

福岡県の宗像農業協同組合では、社内文書や資料のデータをクラウドストレージ上で保管・共有することで、紙の書類配布や回覧にかかっていたコストの削減につなげています。

ペーパーレス化実施前は、以下のような課題を抱えていました。

【課題】 紙の社内文書を配布・回覧していたことで、印刷代など年間100万円単位のコストがかかる チラシのサンプル回覧や注文にも郵送費・人件費などかなりのコストがかかる →サンプルは朝晩２回の社内便で回覧、チラシの印刷注文は、注文用紙に記入して社内便で返送

こうしたコスト面の改善を図り、クラウドストレージを導入したのです。

【【取り組み】 Google ドライブ（クラウドストレージ）を用いてデータを共有

結果として、紙媒体での資料配布が減り、回覧についてはほぼ不要になりました。

具体的な数字こそ公表していませんが、こうしたペーパーレス化の取り組みによって、コスト削減や業務の効率化が出来たと実感していると言います。

【効果】 社内文書の配布・回覧はクラウドストレージを介したデータ共有で完結 →紙文書を配布・回覧するためにかかっていた印刷代の削減につながる 社内便を利用していたチラシのサンプル回覧はクラウドストレージでの共有で完結 →郵送費・人件費の削減につながる

また、Google ドライブは操作感がシンプルで無料版※も試せることから、比較的年齢層の高い同協会においても、スムーズに使いこなすことができたそうです。

※現在は容量と機密情報取り扱いの懸念点から、有償のG Suite 導入

参考：株式会社ファインディックス「長年悩んでいた紙媒体でのやりとりが簡単にペーパーレス化。大幅なコスト削減に繋がりました。」

ITソリューションの開発・販売を行う株式会社WorkVisionでは、紙の書類による稟議・承認フローをデジタル化することで、業務効率の改善に成功しました。

ペーパーレス化実施前に同社が抱えていた課題は以下の通りです。

【課題】 稟議申請において決済までの時間がかかりすぎる →フォーマットに稟議内容を記入後に印刷〜押印〜書類を添付して回覧〜承認後に保管というフローに時間がかかる 年間で500件を超える稟議が申請される中、意思決定の遅さから施策に移行できない

こうした課題の解決に向けて、スピーディーな意思決定や施策の実行を図るため、以下のような取り組みでペーパーレス化を実施しました。

【【取り組み】 システム上で稟議・承認フローを完結させられるワークフローシステムを導入 ※例えば、世界中の企業で導入・活用されているMicrosoft 365を活用した場合、ワークフローや社内ポータルをはじめ、Microsoft SharePointを基盤とするグループウェアの構築が実現できます。クエストでは、サービスの一例としてMicrosoft 365グループウェア開発・保守・運用支援サービスを提供しています。

この取り組みで、以下の通り稟議・承認フローの効率が大幅に改善し、各施策の早期実現を可能とする素地が整ったのです。

【効果】 年間5400件の稟議申請を処理できるようになり、稟議・承認フローが効率化 →導入前と比べて約10倍に処理件数がアップ 申請から承認までのスピードが向上 →申請翌日の決裁完了率が60％、1週間以内の完了率が37％と大幅に向上

また同社では、システム導入までの工程・工数を最小限に抑えることを重視していましたが、その要件を満たすシステムの選定・導入も実現しており、投資対効果の観点からも好ましい成果が得られていると言えます。

参考：WorkVision「ワークフローシステム導入により、ペーパーレス化・業務効率化を実現」

近畿・関東圏を中心にスーパーマーケットチェーンを展開する株式会社ライフコーポレーションでは、タブレット端末を利用した会議システムを用いて会議資料のペーパーレス化を実現させました。

ペーパーレス化実施前は、会議資料を紙で準備していたため、以下のような課題が顕在化していました。

【課題】 全国の店長が参加する大規模会議で膨大な枚数（数万枚／月）の紙の会議資料が必要 資料の準備期間は何台ものコピー機を稼働させ続ける中で差し替えが必要なこともあり、人件費も増大

こうした課題を解決し、印刷代や人件費を削減するため、以下のような取り組みを実施しました。

【取り組み】 タブレット・タブレットで利用するペーパーレス会議システムを活用した会議の実施 会議資料はペーパーレス会議システム上に登録

この取り組みで、会議の参加者はタブレット上の資料を見ながら会議に参加できるようになり、膨大な紙の会議資料は不要となりました。

具体的な効果としては、以下の通りです。

【効果】 1ヶ月あたり6万枚の会議資料が削減 →印刷代・資料準備のための人件費削減につながる

また、印刷代を考慮する必要がなくなったことで、効果的に色を使用したり1ページに情報を詰め込まなくて良い会議資料の作成が可能になった、という副次的な効果も出ています。

参考：ECO Meeting「株式会社ライフコーポレーション｜導入事例」

事例を知ることで、ペーパーレス化の方法ごとに視点や取り組みの性質が異なることがおわかりになったのではないでしょうか。

そのように性質が異なるため、実施後に効果が見込める領域も、方法ごとに違ってきます。

効果が見込める領域
既存の紙書類をデータ化する方法 …保管スペース・資料の検索性 作成書類をデータで保管・共有する方法 …情報共有・管理 紙を使う業務プロセスをデジタル化する方法 …ワークフロー効率 紙での出力を抑える方法 …印刷まわりのコスト

だからこそ、自社にとって最適な方法を合理的に判断することが重要であり、そのためには目的設定から始める必要があるのです。

例えば、既存の紙書類を探すのに時間がかかっていて、残業時間・残業代の増大に大きな影響を与えている企業において、ひとまず無料で使えるプランがあるからという理由でクラウドストレージを導入したとします。

これは方法としては、作成書類をデータで保管・共有する方法にあたるので、目的と方法が合致していないことになりますよね。

すると、どういうことが考えられるかというと、「既存の紙書類を探すのに時間がかかる」という課題が解決されないばかりか、資料の保管場所が書庫とクラウドストレージ上に分かれる分、検索性が悪化する可能性もあるのです。

こうした事態を避け、自社に最大限の利点をもたらす形でペーパーレス化を進めるには、目的と方法（によって見込める効果）が合っている必要があります。

このため、目的を明確にした上で、目的に応じた方法でペーパーレス化に取り組むという流れは絶対に欠いてはならないのです。

これを踏まえて、あなたの会社でこれからペーパーレス化に取り組むのであれば、まずは「何のためにペーパーレス化に取り組むのか」という目的を明らかにするところから始めましょう。

既存の紙書類をデータ化するために役立つツールとしては、主に以下のようなものがあります。

既存の紙書類をデータ化するために役立つツール
スキャナー …紙の資料を読み取り、PDFなどの形式で取り込める機器。1枚ずつ手差ししなくても、自動で読み取りを進めてくれるタイプもあり、効率的に紙書類のデータ化を行える。 OCR機能付きスキャナー …資料の読み取り・取り込みができるだけでなく、記載されている文字まで抽出してパソコン等で編集可能な状態に変換できる機器。 OCR機能搭載ソフト／アプリケーション …通常のスキャナーで取り込んだ書類から、記載されている文字を抽出して編集可能な状態に変換できるソフトやアプリケーション。

このようなツールの他、スキャニング自体を代行してくれるサービスもあるため、自社に機器を導入したり、スキャンのための労力を捻出できないという場合は検討してみてください。

作成書類をデータで保管・共有するために役立つツールには以下のようなものがあります。

作成書類をデータで保管・共有するために役立つツール
NAS …社内LANなどのネットワークに接続して利用できる記憶媒体（装置）。ネットワークに接続しているパソコンからなら、NASの中のデータにアクセスできるため、社内のデータ共有に役立つ。 クラウドストレージ …クラウド上の記憶媒体。インターネットなどのネットワークに接続しているパソコンやスマートフォンからアクセスでき、どこにいてもデータを閲覧・共有できる。 文書管理システム 社内の文書データを一元管理するためのシステム。 単に文書データを保管・共有できるだけでなく、「文書作成〜保管〜活用〜廃棄」といったライフサイクルを適切に回すための機能が備わるシステムが多い。

こういったツールの内、リモートワークの導入も視野に入れて情報共有の効率化を目指しているなら、社内外問わずデータにアクセスできるクラウドストレージが特におすすめです。

紙を使う業務プロセスをデジタル化するために役立つツールには、以下のようなものがあります。

紙を使う業務プロセスをデジタル化するために役立つツール
電子契約システム …PDFなどで作成されている契約書にWeb上で押印・署名して契約を締結できるシステム。システム上で、契約書の作成や、締結済み契約書の保管が可能な場合もある。 ワークフローシステム …稟議・承認フロー（申請〜確認〜承認）をデジタル化できるシステム。ツールを介して申請し、確認・承認してもらうことができる。 電子決裁システム、電子承認システムなどとも呼ばれる。 クラウド勤怠管理システム …従業員の勤怠管理をデジタル化できるシステム。スマートフォンなどでどこからでも打刻できたり、勤務時間の集計、給与計算までシステム上で行えるものが多い。 電子請求書システム …請求書の作成・発行・送付・保管といった一連のプロセスをデジタル化できるシステム。システム上で請求書を作成・発行・保管でき、オンラインで送付可能なため、紙の請求書を廃止できる。

このように業務プロセス別に独立したシステムもあれば、複数の業務に対応できるツールもあります。

将来的に、デジタル化する業務を増やすのであれば、そのようにな複数の業務に対応できるツールも視野に入れて検討しましょう。

紙での出力を抑えるために役立つツールとしては、以下のようなものがあります。

紙での出力を抑えるために役立つツール
管理機能付き複合機 …「誰が、いつ、何を、どれくらい印刷／スキャンしたのか」といった操作ログの記録・管理が行える複合機。 ペーパーレスFAX機能付き複合機 …受信したFAXを出力することなく、PDFなどの形式で保管できる機能を搭載した複合機。パソコン上のファイルを出力することなく直接FAX送信できるものもある。 モバイルデバイス …書類をデータで持ち運びできる、タブレットやノートパソコンなどのデバイス。会議・商談などの資料を出力して持ち歩かずに済む。

こうしたツールは、従業員が複合機やスマートフォンを使い慣れているのであれば、比較的導入のハードルが低く、使いこなしやすいはずです。

TIPS：新しいツール導入時にはネットワークの見直しを！ ペーパーレス化のためのツールを導入する際には、ネットワークを見直すことも大切です。 Webやクラウドを介するシステムでは、ネットワークの脆弱性は情報漏えいのきっかけとなってしまうからです。 また、タブレットや複合機もインターネットなどの外部ネットワークと接続するのであれば、同じことが言えます。 もし、ペーパーレス化のためのツールを導入するにあたり、ネットワークに少しでもご不安があるなら、ぜひ一度クエストにご相談ください。 より安心・安全な形でペーパーレス化を進められるよう、セキュアなネットワークをご提案させていただきます。