【IT化のジレンマを解決】IT化、正直ついていけない｜原因分析と、具体的対策とは？

アナログで業務を行う習慣が根付いていることは、企業がIT化についていけない状態を作り出してしまいます。

業務プロセスがアナログであっても、それが慣れ親しんだものであれば、非効率であることに気付かず、変えることにも抵抗を覚えるからです。

こうした原因によってIT化についていけなくなっている企業は、以下のようなケースに当てはまることが多いです。

このような状況のまま新たにツールやシステムを導入しても、利用されることなく、アナログな業務の進め方を変えられない可能性が高いです。

そういった事態を回避するためには、現状の業務プロセスの課題に気付かせ、「改善させよう」という意識を社内で醸成しなければなりません。

詳しい方法については、「2-1.【アナログで業務を行う習慣が根付いている場合の改善策】業務プロセス改善の意識を醸成する」で解説するので、ぜひ読み進めてみてくださいね。

従業員がIT化の影響を正しく認識していないことも、企業がIT化についていけない状況を作り出してしまいます。

ここで言う「IT化の影響の正しい認識」とは、「IT化が、個々の従業員に与える影響」のことです。
業務効率化や生産性向上といった、会社への影響を認識している従業員は多いかもしれませんが、自分自身にどう影響があるのかは、意外と気付きにくいものです。

このような、IT化が個々の従業員に与える影響が認識されていないと、従業員に当事者意識やIT化へのモチベーションが生まれないのです。

こうした原因によってIT化についていけなくなっている場合、社内で以下のような状況が見られるはずです。

このような状況のまま新たにITツールやシステムを導入しても、ツールやシステムの導入が自分ごとにならず、積極的に使い方を習得してもらえない可能性が高いです。
結果的に、いつまで経っても適切にツールを使えず、肝心の効率化が実現しづらくなってしまいます。

そういった事態を回避するには、各従業員にIT化に対する当事者意識を持ってもらうことが重要です。

具体的な方法については、「2-2.【従業員がIT化の影響を正しく認識していない場合の改善策】当事者意識を持たせる」で解説しますので、ぜひ読み進めてみてください。

ITに関する知識が会社全体で不足している、つまりITリテラシーが低いことは、企業がIT化についていけない状態を作り出してしまいます。

ITリテラシーが低い人にとっては、ツールやシステムを使いこなすのが難しいからです。
また、使い方をネットで調べるにしても、「デバイス」とか「サインアップ」といった用語に対する知識が追いついていなければ、使い方がイマイチわからないままになってしまいます。

こうした原因に当てはまる場合、社内で以下のような状況が見られるはずです。

このような状況で、新しいシステムやツールを導入しても、使いこなせず導入費や利用料が無駄になる可能性が高いです。
そればかりか、使い方を誤って、業務効率の悪化や情報漏えいにつながるリスクもあります。

このように、ITに関する知識不足が原因でIT化についていけていないのであれば、全社をあげてITリテラシーを底上げすることが必要です。

詳しい方法については「2-3.【IT化に関する知識が不足している場合の改善策】全社的に基礎的なITリテラシーを獲得する」で解説しているので、そちらを参考に、早速改善策を講じていきましょう。

アナログで業務を行う習慣が根付いているという原因は、業務プロセス改善の意識を醸成することで解消されます。

その具体的な方法は以下のようなものです。

それぞれ、どのようなことをするのか詳しく説明しますね。

まずは、社内の主要な業務プロセスごとに課題を洗い出し、顕在化させます。

アナログな業務の進め方が根付き、当然のことになっていると、そもそも課題があることに気付きづらく、当然改善しようという意識も生まれません。

例えば、建築会社の資材発注業務を、現場監督が事務所に戻ってFAXで行う企業もあるでしょう。
でも、わざわざ帰社せず、現場でタブレットから行えるのなら、その方が圧倒的に効率的ですよね。

ただ、FAXによる発注しか経験したことがなければ、そもそもそれが非効率的なことだと気付きにくく、改善したいという発想にはならないのです。

こうした状態を脱するため、まずは業務プロセス上の課題の存在を従業員に気付かせなければならないのです。

業務プロセス上の課題を明らかにしたら、次は、課題に対する危機感を従業員に持たせましょう。

このことで、
「課題があっても仕事は回っているから、まあ良いか」
　↓
「課題を放置しておくと大変なことになる！何とかしないと！」
という意識の変化が起こります。

危機感を持つことができれば、改善したいという意識も醸成しやすくなるので、課題を放置することの危険性をしっかり従業員に説明しましょう。

その際、以下のポイントに気を付けてみてください。

危機感を持たせると同時に、目指すべき理想の状態も明確に従業員に示しておきます。

この時、理想の状態をできるだけ明確にしておくことで、理想と現状のギャップが明らかになり、改善に向けた高い意識が醸成されやすくなります。

例えば、以下の2つを見比べてみてください。

　A「生産ラインの作業効率を向上させたい」
　B「生産ラインの作業効率を10%向上させて、月の売上＋500万円、そのために生産数＋2,000を目指す」

Aのような漠然としたビジョンより、Bのような数値目標を伴う明確な理想像を示される方が、高い目的意識を持って、業務改善に臨めるようになると思いませんか？

また、こうした明確な理想を示された方が、「業務の進め方を変えざるを得ない」ということも納得しやすく、ITツール・システムの導入も受け入れられやすくなるはずです。

このように、明確な理想を示すことで改善へ向けた意識を高め、この先のIT化推進への布石を打っておきましょう。

従業員がIT化の影響を正しく認識していないという原因を解消するには、IT化に対して当事者意識を持たせることが効果的です。

その具体的な方法は以下のようなものです。

それぞれの工程について、詳しく説明しますね。

まずは、経営陣からIT化を推進することや、その目的を説明します。

最終的にはIT化に対して、「自分にも必要なことなのだ」という当事者意識を持ってもらうことを目指しますが、その前に「そもそも会社にとって必要なことだ」と納得してもらう必要があります。

そのために、最低限以下のことを説明しておきましょう。

こういったことを伝えることで、自社がなぜIT化を進めるのかということを納得してもらいやすくなるはずです。

会社としての目的を伝えられたら、ITツール・システムを導入予定の部署内で、導入によって得られる利点を洗い出してもらいます。

ここでは、企業としての利点ではなく、以下のような従業員個々の利点に着目し、検討してもらいましょう。

これにより、上から提示された利点ではなく、従業員自身が本当に利点だと思えることを自ら考えることができ、IT化が自分ごとになっていきます。

この時、部署内でのミーティングが設けられるかと思いますが、ミーティングにおいては、一人一人に発言する機会を与えるようにしてみてください。

発言の機会があることで、より自分ごと化して考えてもらいやすくなるはずです。

自ら利点を考えてもらうだけでもある程度の当事者意識は芽生えるはずですが、さらに導入するITツールやシステムを従業員から提案してもらうことで、その意識を強化していきましょう。

各従業員にツールやシステムをリサーチ・提案してもらうことで、「自分もIT化を進める一員だ」という意識を持ってもらえるはずです。
できるだけ部署内の全員が関わる形で、従業員自身が使ってみたいもの・使えそうなものを提案してもらいましょう。

これにより、当事者意識が強化されることに加え、従業員の意向を汲んだ形でツール・システム選定を行えるので、導入後も高いモチベーションの下で使い方を習得してくれるはずです。

IT化に関する知識が不足しているという原因は、全社的に基礎的なITリテラシーを獲得することで解消できます。

その具体的な方法は、以下の通りです。

それぞれの工程について、もう少し詳しく見ていきましょう。

まずは、現時点で社内のITリテラシーレベルがどれくらいかチェックしてみてください。

現状のITリテラシーが、入門レベルなのか、基礎レベルまであと一歩のところなのかによって、この後どのように学習を進めるべきか変わってくるため、現状把握は重要です。

ITリテラシーレベルのチェックには、以下のようなものが役立ちます。

こうしたテストやサービスを活用して、自社のITリテラシーレベルを把握しておきましょう。

自社のITリテラシーレベルを把握できたら、そのレベルに応じて学習を進めます。

ここで重要なのは、ITリテラシーレベルに応じて適切な学習方法を選択することです。
レベルに応じたやり方で学習を進めなければ、効果が得られなかったり、余計なコスト・時間をかけることになってしまうからです。

例えば、入門レベルにも満たない従業員が大半の企業で、eラーニングを実施しても、そもそもeラーニングを使いこなせないという事態が発生しかねません。

また逆に、基礎レベルまであと一歩の状態の組織では、講師を招いて長時間講習を行うような学習方法は、投じるコストと時間が過剰気味と言えます。

こういった状況に陥らないように、以下を参考に、現状のレベルに合った学習方法を選択するようにしてください。

【各ITリテラシーレベルに合った学習方法】

同じ組織内でも従業員によってレベルが異なるはずなので、レベルごとに異なる学習方法を推奨したり、層の厚いレベルに合わせて学習方法を判断するなどの対応も検討してみてくださいね。

社内での学習がひと段落したら、基礎的なITリテラシーを獲得できたかどうか確認します。

基礎的なITリテラシーとは、各従業員がITツール・システムを活用しながら業務を遂行できる程度を指します。
このレベルのITリテラシーが社内に行き渡っていれば、今後のIT化もグッと進めやすくなるはずです。

そのような基礎的なITリテラシーを獲得できているか確認する方法としては、先ほどからご紹介しているP検の3級受験がおすすめです。
P検の実施団体では、3級合格者の人物像を以下の通り想定しているからです。

こうした人物像にあるような、プリンターの設定やExcel等による簡単な集計がままならないようでは、新しいITツールを導入しても使いこなせず、IT化は進みません。

簡単なITツールならスムーズに使えるように、P検3級レベルの基礎的なITリテラシーは身に付けてもらうようにしましょう。

ITリテラシーの習得度合いを確認する方法としては、P検の他にも、例えば学習に利用したeラーニングでスキルチェックを行ってくれるようなサービスがあれば、そちらを活用するのもおすすめです。

まず、IT化によって優先的に解決すべき業務課題を決めます。

業務課題は、洗い出せばいくつも出てくるはずですが、一つのITツールで全てを解決できるわけではありません。
このため、まずは優先的に解決したい業務課題を決める必要があるのです。

どの課題を優先すべきかは、以下のような観点を考慮して決めるようにしましょう。

本格的なIT化推進が初めての場合は、これらのうち、特に「費用対効果」と「業務に関わる従業員の多さ」を重視し、コストも規模も小さく解決できそうな課題を優先させてください。

スモールスタートでリスクを抑えて、着実な一歩を踏み出すことを目指しましょう。

続いて、IT化の目的を設定します。

IT化によって目指すゴール（＝目的）を設定しておくことで、関係部署の従業員も目的意識を持ってツールやシステムを活用してくれやすくなります。

そのために、以下のように、課題から目的を明確にしてみてください。

このように、目的設定をする際は、「顧客情報を一元管理」「現場でも事務作業を行えるデバイスを導入」など、大まかな解決策まで検討しておくと、この後のツール選定もスムーズに行えます。
とはいえ、どう解決すべきか見当がつかなかったり、どの解決方法がベストか判断しづらいということもあるかと思います。

その場合は、IT化の支援会社に相談してみるのもおすすめです。課題がはっきりしているのであれば、ベストな解決策を提案し、ITツールの選定〜運用までサポートしてくれますよ。

目的が定まったら、導入すべきITツールやシステムを選定します。

課題や目的から必要なツール・システムに見当をつけ、導入するものを選びましょう。

候補となるツール・システムは複数挙がるかと思いますので、その際は以下のポイントで絞り込んでみてください。

まずは、このようにリスクを抑えて導入できるツールやシステムを選ぶと良いですよ。

ITツール・システムを選定できたら、実際に導入し、運用を開始します。

この時、「導入したから使ってください」というだけでは、適切な使われ方はされませんし、そもそも誰も利用しない可能性もあります。

そのようなことにならないために、運用を開始するにあたって、会社側から以下のことを必ず実施するようにしてください。

導入したツールやシステムが適切に使われるように、こういった対応は怠らないようにしましょう。

ITツール・システムの運用開始後、従業員がスムーズに活用できるようになってきたら、効果を確認してみましょう。

もし効果が出ていないようなら、ツールの使い方やツールそのものを見直す必要があるため、具体的な数字に基づいて効果を測定します。

IT化に取り組んでいる業務内容によって効果の測定方法はさまざまですが、もしどのように測定すべきか悩まれるようなら、以下を参考にしてみてください。

効果測定の結果、効果が出ていることが確認できたら、ツールを他の業務にも流用したり、他の業務課題の改善にも取り組んだりと、IT化の範囲を拡大させていきましょう。

IT化は、スモールスタートを切って、リスクを抑えながら進めましょう。

これまで「ついていけない」と感じていたIT化は、あなたの会社にとって新しい取り組みであるはずです。
そのような新しい取り組みを始める際は、IT化に限らず、まず小規模に進めるのが鉄則です。

例えば社外で事務作業を行うためのタブレットやノートパソコンが必要なら、まずは1〜2台から、営業の業務プロセスに課題があるなら、まずは営業部の◯課から、というようにコストや規模を小さく始めるようにしてください。

このことで、もし導入したツールやシステムが合わなくても柔軟に方向転換ができるため、効果を追求しやすくなります。

物理的な機器類ではなく、システムを導入する場合は、クラウドサービスを活用しましょう。

このようなクラウドサービスを活用することには、以下のようなメリットがあります。

こうしたメリットにより、自社に本当に合ったシステムを選びやすくなり、リスクも抑えながら運用を開始できるのです。

IT化を進めるにあたり、自社と同じ業界のIT化事例についてリサーチしておきましょう。
IT化に限らず、新たな取り組みで効果を出すために、先行事例を知っておくことは重要です。

他社のIT化事例について、

というポイントを参考にしつつ、自社でも効果が出やすい形でIT化を実践していきましょう。

自社だけでIT化に取り組むのが不安な場合は、IT化をサポートしてくれるサービスを利用するのも一つの手です。

本格的なIT化に取り組むのが初めての場合、自社だけで目的を設定したり、ツール・システムを選定することに不安を感じることもあるかと思います。

それなら、プロによるサポートを受けながらIT化を進めるのがおすすめです。
各種ITソリューションの導入を支援する企業のサービスを利用することで、より着実にIT化による効果が期待できます。

そのように、自社のIT化に伴走する協力会社をお探しなら、ぜひ一度当社クエストへご相談ください。
クエストは業務効率化・生産性向上を実現する業務のデジタル化支援をはじめ、本質的なDXを目指すうえで欠かせないデータ活用に必要な環境構築からデータ分析・活用支援まで対応しています。

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