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公開日:2021/03/12  更新日:2021/07/29


【MS365】NotesからMS365へ!マイグレーションを徹底サポート







これまでNotesを活用していた企業は、バージョンアップを行うかNotesから別の環境へ切り替えるか検討が必要となります。
バージョンアップを行うとなると、作り直しの必要な部分が発生することも。そこで注目されているのがMicrosoft社によるMicrosoft 365(以下、MS365)というサービス。
実際に、MS365へ移行を検討する会社も増えてきていますが、「移行対象が多すぎる」、「アプリケーションの仕様がわからない」、「そもそもどうやって移行するの?」など意外にもハードルは高いようです。
今回は、NotesからMS365への移行方法や必要性、メリットについてご紹介します。


目 次

Notesが終了。MS365に乗り換えたいけど…

NotesをMS365に移行をしましょう!

移行アプローチ

MS365に乗り換えるメリット

さいごに

■Notesが終了。MS365に乗り換えたいけど…





グループウェアの先駆けとして数多くの企業で使われてきたNotes。電子メールやカレンダー機能、掲示板など便利な機能を備えているだけでなく、プログラミングができなくても簡単な操作で独自のアプリケーションを作成できました。
誰でも簡単に使えることがメリットである一方、誰でも使えるからこそ管理が難しいという一面もあります。新しい業務が増えると、アプリケーション(Notesデータベース)をとりあえず作ってみる、という流れで数多くのアプリケーションができあがります。
作った当時は問題なかったのですが、その業務がなくなった後はメンテナンスされることなくデータだけが残ってしまいます。時間が経ち、その数が増えてくると収拾がつかなくなるのです。        

使わなくなっても容量に余裕があれば放置していてもよいと思うかもしれません。しかし、長く使われていると、それを保守してきたエンジニアが退職・異動などによりそれを管理する人がいなくなってしまう状況が発生します。当時の経緯がわからないと、現在もどれが必要なアプリケーションなのか、判断できる人がいない、という訳です。標準のアプリケーションであれば問題なくとも、業務に合わせてカスタマイズしていた場合は、そのシステムがブラックボックスになっていることも。        

そんな中、2018年にIBM社がNotesの売却を発表し、2019年6月末には売却先へ完全に移管されました。
2021年9月まではバージョン9のサポート期間が延長されていますが、これまでのようなサポートが受けられるかわからない状況です。        

さらにNotesを実行している環境の問題もあります。よく使われているのはWindows Server 2012やWindows Server 2016ですが、Windows Server 2012はすでにメインストリームサポートが終了して延長サポート期間に入っており、Windows Server 2016も2022年1月にはメインストリームサポートが終了します。
このため、Notesからの移行を検討する会社が増えているのです。        

■NotesをMS365に移行をしましょう!



そんな移行時のお悩みを解決するためにクエストが御社をサポートいたします。

Notesから他のサービスへの移行を考えるとき、自社で移行対象を絞り込み、ひとつずつ移行する方法をイメージされている方が多いと思います。しかし、アプリケーションやデータベースの数が多いと、その負担は膨大です。
「移行対象が多すぎる」、「必要・不要の判断ができない」、「ドキュメントが残っていない」、「アプリケーションの仕様がわかる人が社内にいない」など多くの理由から、諦めて現状のままという判断になってしまうことも。そこでクエストでは、過去の実績を活かし、移行をサポートしています。

■移行アプローチ



     

Step01:お客様側でのDBの生死仕分け

まず現在、どのデータベースが使われているのか、移行対象のデータベースと移行不要なデータベースに分けます。また、現状でお客様が不満に思っていること、課題となっている業務などについてお伺いし、その状況を把握します。

     

Step02:DBの分析・仕分け

移行対象となったものを分析し、その重要度や優先順位を考えた上で、移行方法を検討します。移行先のツールに似たような機能がある場合、データ形式を変換して取り込むだけで使用可能となる場合もある一方、新たにアプリケーションを開発する必要があることも。

さらに複雑度によってレベル判定をします。このあたりは過去の経験値によって、見積の費用やスケジュールが大きく変わることに。クエストでは、過去の豊富な経験を活かしてサポートすることが可能です。

     

Step03:移行先の仮決定、プロトタイプ作成

既存システムにあるデータを新環境に移行します。ツールを使って移行できるものは機械的に移行できますが、ツールで移行できない部分については、移行先の環境を整え、新環境での開発と実装を行います。個別に開発したものについてはデータ形式の変換などの作業を行います。
またクエストは、利用者に向けたマニュアルの作成、使い方についてのサポートも実施します。

     

Step04:CRP(カンファレンスルームパイロット)

仕様を検討するためにCRP(カンファレンスルームパイロット)を行います。これは、要件定義の初期段階から、実際の業務運用が実現可能できることを事前にシミュレーションしながら導入を進行する手法のこと。この結果として、要件をさらに詰めていくことができます。

■MS365に乗り換えるメリット

【常に最新版を使用できる】

Notesでの問題点のひとつとして、これまでNotesを活用していた企業は、バージョンアップを行うか、Notesから別の環境へ切り替えるか検討が必要となること。アプリケーションだけでなく、OSのサポートが終了してしまうと、その対応が難しくなってしまうのです。
そこで注目されているのがMS 365。定額のサブスクリプション契約により、新機能が提供されるだけでなく、改善された内容が定期的に更新されます。つまり、契約している間は常に最新版を使用できることを意味します。

     

【スマートフォン対応】

スマートフォンやタブレット端末が当たり前のように使われる現在ですが、Notesをスマートフォンなどで使おうと思うと、モバイル用の画面を別途開発する必要があります。
しかし、MS 365であれば標準でモバイル環境に対応しています。独自のアプリケーションを作成する場合も、現代はモバイルに対応することが必須ですが、MS 365で作成したものはモバイルに最適化されているのです。

     

【アプリケーションの乱立を防ぐ】

Notesでは自由にアプリケーションを開発できることがメリットであった一方で、利用者が勝手にアプリケーションを作成することで管理が難しくなる側面がありました。部署単位で勝手に作成されていると、似たような機能を持つアプリケーションが多数存在し、組織全体としての戦略的な意思決定が難しくなってしまいます。
MS 365では、管理センターの機能があり、利用者に対して異なるポリシーを設定できます。適切な権限を設定しておくことで、利用者が勝手にアプリケーションを作成する、といったことがなくなり、管理がしやすくなります。

     

【新たな付加価値を生む】

MS365では、「.NET」と呼ばれる技術を使って既存のOfficeなどと連携するアプリケーションを開発することも可能です。そして、この「.NET」ではMicrosoftが提供するAI技術なども利用できるようになっていて、新たな付加価値を持ったアプリケーションを開発できる可能性があります。
もちろん、既存のMS 365が備えるメールやTeams、OneDriveなどとの連携もスムーズで、これまでのグループウェアの概念を超えた活用が可能になります。

■さいごに

これまで使い慣れたNotesから、MS 365という新たな環境に移行することには抵抗があるかもしれません。しかし、少しでも業務をわかっている人がいる状況で移行を進めないと、さらにブラックボックス化が進む可能性があります。        

また、世の中が「コスト削減」、「働き方改革」、「DX」という言葉で変化していく中で、最新の技術に対応していないシステムを使っていては、時代に取り残されてしまうかもしれません。        



サポートが終了してしまうサービスを使い続けるのではなく、常に最新の環境が利用できるクラウドを活用することで、従業員の意識改革にもつながります。まずは小さなシステムからでも移行を進めてそのメリットを体感してみませんか?        

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