Microsoft SharePointの導入がもたらす効果とは

多くの企業は、社内イントラネットのグループウェアに全社的なお知らせを載せたり、業務に特化したクラウドサービスを利用してファイルや情報を共有したりと、何かしらのコラボレーションツールを使っています。急にそれらに置き換わるものをつくるのは難しいので、テンプレートを使ってまずはお試しページを実際につくってみることをおすすめしています。そうすることでSharePointの操作感が分かり、「この機能はあの業務にも使えるな」という発想が出てきます。

私たちのお客さまのなかに、グローバル展開している機械メーカーさまがいらっしゃいます。もともとNotesを運用していたのですが、横断検索が弱いこともあってSharePointへ移行されました。プロジェクト管理用や、部門向けのお知らせ用など、会社側でテンプレートをあらかじめ用意してあり、SharePointを使いたい部門やプロジェクトは使いたいテンプレートを申請し、あとは自分たちで管理します。そしてこのSharePointを「Microsoft Teams」と連携させました。

導入後、同社の社内のコミュニケーションやワークスタイルが明らかに変わっています。以前はメールや電話、あるいはSkypeチャットを使ってコミュニケーションをしていましたが、今はユーザーインターフェースを「Teams」に集約。そこでやり取りされるデータはすべてSharePointに格納し、お知らせもSharePointのポータルサイトで行っています。

例えば客先で機械が故障すると、以前なら技術者が現場へ出向いて状況を確認し、写真をメールで送って社内の詳しい人に確認してもらう、という流れでしたが、今はMicrosoft Streamsにビデオをアップロードし、チームに対して「これってどうなのかな？」とチャットで呼びかけ、分かる人がアドバイスして現場で解決。チャットのやり取りもすべてSharePoint上に残るので、ノウハウを集中管理できます。また、Microsoft Teamsにはオンライン会議の機能もありますから、社員の出張が減り、交通費削減、移動時間の削減にもつながっています。

大企業でここまで現場に権限委譲する事例は珍しいと感じるかもしれませんが、情報技術をあまり取り入れていなかった企業のほうが、慎重になりすぎず新機能に積極的です。ルールを決めてからスタートしようとするとなかなかスタートできませんから、まずは現場が「こう使えばうまく業務が回るのではないか」と仮説を立てて使ってみて、規制すべきことが出たらその時点で対処していく、というスタイルです。しかも、SharePointのカスタマイズは行っておらず、標準機能だけで実現しています。

また、別のお客さまはグループ会社ごとにSharePointを割り当て、各社のポータルにしています。Office 365としての機能は慎重に解放していますが、SharePointに関しては各社に委ねています。

当社では、SharePointで作成したページを私たちがずっと管理するわけではありませんので、必ず現場に担当の方を立てていただくようにしています。IT部門ではなくても、そういった分野に詳しい方や、好きな方は割といらっしゃいます。やはり業務を知っているのは現場の方ですから、そういう方を中心に発想を広げていただき、自分たちで管理することを前提に運用を決めていただければと思います。