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公開日:2021/04/14 更新日:2021/07/29


【MS365】Power AutomateとPower Appsで手作業を効率化







オフィスではパソコンを使って仕事をするのが当たり前。しかし、パソコンを使うだけで仕事の効率がよくなるわけではなく、手作業での入力に膨大な時間がかかっていることもあります。せっかくパソコンを使うなら自動的に複数のソフトウェアが連携してくれればいいのに……と思ったことはありませんか?もちろん、便利なソフトウェアを使えばパソコンを使って簡単にできるかもしれませんが、そのソフトウェアを開発したり購入したりするには多額のお金が必要なので、手作業で頑張っている人も少なくありません。

しかし、手作業を自動化できるツールがあれば、開発したり購入したりしなくても自分で手作業をなくせるかもしれません。
そこで今回は、「Microsoft Power Automate」(以下、Power Automate)と「Microsoft Power Apps」(以下、Power Apps)というツールのご紹介と、Power Automateの活用事例、Power Appsの活用事例をご紹介します。


目 次

Power AutomateとPower Apps、MS365のワークフロー

Power Automateを使うメリット

さいごに

Power AutomateとPower Apps、MS365のワークフロー

     

■製品紹介

自分で手作業の苦労をツールでなんとかしようと思っても、多くの人にとってプログラミングは難しいもの。しかし、Excelファイルでマクロの記録機能を使って操作を自動化するくらいなら挑戦してみようと思いませんか?このような記録機能がExcelファイルだけでなく、他のソフトにもあればさらに便利です。
今回ご紹介するPower Automateもその1つです。プログラミングの経験がなくても、自動化したい内容が整理できていれば、プログラミングのような高度な操作も可能です。        

ただし、自動化といっても自分の手元の作業を効率化するだけでは意味がありません。例えば、アンケートを実施する場面を考えてみましょう。質問をメールで送り、その回答をメールで送り返してもらうようでは、集計するためにメールを1つずつ開いて転記する作業が必要になります。さらに、返信されたメールの書式がバラバラの場合は作業もより困難です。        

こんなとき、Webアプリのように画面で入力してもらうだけで管理者のところに一覧が自動的に生成されると便利ではありませんか。
そんなときに使えるのがPower Appsです。入力欄を配置するだけでアプリを作成でき、回答者が入力した内容を自動的にExcelファイルに反映してくれる、そんなことが簡単に実現できます。        

続いて、それぞれのツールがどんな機能を持っているのか、ご紹介します。        

     

■Power Automateでできること

以前はMicrosoft Flowと呼ばれていたPower Automate。プログラミングの現場でよく使われるフローチャート(処理の流れを図にしたもの)をイメージして作られていたツールです。フローチャートは「ある処理を実行する」、「その後に次の処理を実行する」、「条件を満たすか判定し、満たしたときに処理を実行する」というように、処理を実行する順番や流れが書いてあるだけなので、プログラミング言語を知らなくても直感的に理解できます。        

このようなフローチャートをマウスの操作だけで並べ、それを実行できるようにしたソフトウェアがPower Automateなのです。実行したい処理を並べていくだけで、処理を連続して実行でき、さまざまなタスクを自動化できるのです。手順通りに並べるだけでなく、もっと複雑な処理も可能で、条件によって分岐したり、連続して複数の処理を実行したりできます。        







いちから作るのは大変……と思うかもしれませんが、世界中の開発者がたくさんの処理についてのテンプレートを作成・公開しているので、それを選ぶだけで便利な処理の自動実行が可能です。        

ほんの一例ですが、Power Automateを活用すると以下のような作業を実現することができます。

・特定のメールアドレス宛にメールを受信した
  MS365上に保存してあるExcelファイルに受信内容を転記して、お礼メールを送信する

・MS365上にExcelファイルがアップロードされた
  指定した方にメールを送信して、別のMS365上のExcelファイルに内容を合体する

・Teamsの業務報告用チャネルに業務報告がアップされた
  MS365上の業務報告用リストに報告内容を転記する

・周期的なリマインドメールの送信を行う
       

     

■Power Appsでできること

Power Appsは名前の通り、簡単なアプリを作れるソフトウェアです。「身の回りのタスクの管理」や「名簿の作成」、「セミナーの参加申し込み」など、画面から入力して登録したい場合に役立ちます。利用目的はそれぞれ異なっていても、基本的な流れは変わりません。「入力フォームを表示」→「登録ボタンを押して登録」→「一覧画面で表示」といった手順です。あとは過去に登録したデータの編集や削除ができれば最低限の機能としては十分でしょう。もちろん、入力する項目は異なりますが、処理の手順や画面の構成は同じです。        

このような仕組みを用意して利用者に使ってもらおうと考えたとき、開発会社に依頼をしてWebアプリを作る方法やスマートフォンアプリを作る方法ももちろんあります。しかし、社内で使う簡単なアプリのために、開発を依頼すると高額な費用がかかってしまい、結局手作業で、Excelファイル管理などをしている方は多いでしょう。
このような時にPower Appsを使えば、簡単にフォームを作成できます。Webだけでなくスマートフォンでも使うことができるアプリを作成することが可能です。        

例えば、会議室の予約で考えてみましょう。        







入力項目として、部屋番号と利用者、利用日、利用開始・終了時刻、利用人数などの入力が必要でしょう。入力項目を並べて、利用者が入力する画面を作成します。
このあとの登録処理などはプログラミングが必要だと思うかもしれませんが、必要ありません。実はExcelファイルを用意するだけで、Power Appsが自動的に画面や登録処理を生成してくれるのです。        







そして、利用者はスマートフォンのアプリからアクセスして入力するだけで、Excelファイルに自動的に追記されていきます。これならExcelファイルを用意するだけなので、開発会社に依頼する必要もなく、簡単な管理が可能になります。        

Power Automateを使うメリット

このように、世の中には多くの自動化ツールが存在し、それぞれ特徴があります。もちろん、Power Automateも同様です。例えば、Power Automateを使うと、Windowsアプリの操作を自動化できるだけでなく、TwitterなどのSNSやSlackといったチャットツール、GitHubのようなバージョン管理ツール、GmailやGoogleカレンダーといった製品まで、Web上のさまざまなサービスを組み合わせて使うことができます。

また、スマートフォン上のボタンを押すことで起動できたり、結果をスマートフォンに通知できるなど、パソコン以外の端末との連携もできるので便利です。さらに、Teamsとの連携やOneDrive上のExcelファイルに書き込むなど、Microsoft製品との親和性が非常に高いことも特徴として挙げられます。

テンプレートとして、多くの人が作ったフローが提供されていることから、「こんなことできないかな?」と思って検索してみると似たような事例を見つけることができますし、テンプレートを眺めているだけで「こんなこともできるんだ!」と新たな発見があることも特徴です。

さいごに

Power AutomateとPower Appsは、それぞれ単体で使っても便利な機能を多く備えています。しかし、単体で使うだけでなく、これらを連携することで使い勝手の面でも幅が広がります。例えば、Power Appsで利用者に入力してもらったデータを、Power Automateで整形してTeamsに投稿する、などのように組み合わせて使うことができるのです。
そして、これは「プログラミングを知らなくても」できる、ということがポイントです。普段、生活の中でスマートフォンアプリを操作するように、直感的な操作で自動化を実現できるので、ぜひ使ってみてはいかがでしょうか。

活用に不安などございましたら、当社へお気軽にご相談ください。

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