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【Microsoft365】SharePointとは？
SharePointは社内で情報やコンテンツを共有するWEBサイトをつくることができるサービスです。導入のきっかけは大きく分けて二つあります。
ケース①
「Microsoft 365」を契約する際、メールシステムを含む「Officeサービス」が付いたプランにしたらSharePointも入っていた、いろいろ使えるらしいので使ってみたいというケース。
ケース②
「Notes」などのグループウェアからSharePointへ移行したい、というケース。
いずれも、SharePointの活用法として一番多いのは「ポータルサイト」です。SharePointの大きな特徴は、ポータルサイトを情報システム部門などのエンジニアではなく、現場のユーザー自身が自分たちの責任で立ち上げができることです。
現場担当者でも運用が可能
従来であれば、プログラミングしてゼロからつくったり、あるいはあらかじめ各種機能が用意されているグループウェアを利用したりと、どちらにしても専門知識を持つ管理者が必要でした。そしてユーザーは、彼らに情報を渡して公開を依頼していました。しかしSharePointであれば、管理者が行うのはポータルサイトを格納するスペースと公開範囲を決めるだけです。
情報システム部門による集中管理ではなく現場がやりやすいかたちで運用できる手軽さと、複雑なことをしなければWEB開発がいらないという導入のしやすさが好評を博し、企業の規模を問わず、また全社や部門・プロジェクト単位などさまざまなチームでの利用が広がっています。
情報やデータの一括管理が可能
また、SharePointを使うことで、情報やデータをSharePoint上で一括管理できます。しかもMicrosoft 365のアプリケーションとも連携できるので、例えば「Microsoft Stream」で作成したビデオをポータルで公開したり、「Microsoft Teams」でやり取りされるデータの格納先にすることもできます。いままでグループウェアやファイルサーバー、個人のパソコン、といったようにファイルを複数の場所に保管していた環境では、保管場所ごとにファイル検索が必要でした。しかしSharePointの検索機能はとてもパワフルで全文検索にも対応しているため、情報を素早く見つけ出すことができるのです。
さいごに
何かしらのシステムを導入し運用するとなると、情シス部門の方は「また管理・運用するシステムが増える」と負担に感じることがあるかと思います。ですが、SharePointの場合は運用は複雑ではなく手軽にができる為、情シス部門の方の負担にもなりにくく導入しやすいツールだと思います。
～SharePointの導入について～
当社へのSharePointに関するご相談は、IT部門などの専門知識を持った方に限りません。SharePointは機能が豊富なので最初はとっつきにくいところがありますが、WEBページの編集モードへの入り方や、パーツの作り方がわかれば、あとは自由に作成できるようになります。
また、テンプレートも用意されています。例えば、お知らせ、カレンダー、ファイル共有、掲示板などのシンプルな機能を備えた「クラシック チーム サイト」や、業務に役立つ情報を継続的に発信する「ブログ サイト」、売上管理表や連絡先など営業活動に必要な情報を共有する「営業ポータル」など、各種そろっています。SharePointの標準機能でできる機能と、カスタマイズでできる機能がありますので、弊社ではその点も実際の画面でご確認いただき、操作方法もお伝えしながら、ポータルサイトのご相談に応じています。
